”Retune är en trygghet för oss och hela koncernen”

Finansbolaget Allra kund till Retune

Nalle Jacobsson, IT-chef samt Alexander Friberg, kontorschef – Allra

Efter en sammanslagning växte finansbolaget Allra på några månader till en medelstor koncern med fyra affärsverksamheter och 180 medarbetare. Här berättar Nalle Jacobsson, IT-chef samt Alexander Friberg kontorschef, hur de gick till väga för att tillgodose den nya koncernens krav på en driftsäker IT-infrastruktur. Och varför de valde Retune som partner för att bygga och förvalta den.

 ”Både jag och Nalle har i princip varit med från början när vi var 15 anställda på Allra. Jag blev lite av ”spindeln i nätet” kring allmän IT och har ensam lagt ned mycket arbete på att hjälpa våra medarbetare med allt från enskilda datorer, till att operativsystem och skrivare fungerar.

Från 15 till 180 anställda

En dag var vi en koncern med sex bolag och fyra olika verksamheter. Och till slut nådde vi den magiska gränsen, det blev för mycket för oss båda. Situationen var akut och vi behövde ett nytt tänk kring vår IT-infrastruktur. Det var inte längre hållbart att ha allting internt, våra IT-resurser var begränsade. När jag var upptagen med annat, köade medarbetarna istället hos Nalle på IT-avdelningen, där vi arbetar med mjukvaruutveckling av egna programvaror.

Nytt grepp om IT genom externa resurser

Hur skulle vi snabbt kunna bygga upp en fungerande IT-infrastruktur med höga krav på säkerhet för samtliga av koncernbolagen? Alternativen var att anställa eller ta in konsulter. Då fick vi kontakt med Retune som hjälpte oss med övervakning och konfiguration av nya servrar. Vi fick snabbt förtroende för dem och sen var beslutet ganska enkelt att gå vidare och ta del av deras moderna tjänster.

Retune erbjöd en helhetslösning

En av anledningarna till att vi valde Retune, är att de erbjöd oss en helhetslösning med de tre vitala bitarna inom IT-infrastruktur; helpdesk, övervakning och driftsäkerhet. Nu bygger vi upp vår miljö tillsammans med Retune. De skräddarsyr helt enkelt lösningarna efter våra behov och enligt best practice. De blir som en naturlig förlängning av vår avdelning. Vilket också är en av anledningarna till att vi valde dem.

34 datormodeller i den gamla miljön

Tidigare ansvarade varje avdelning för sina datorer, därför fanns det inget samband mellan oss. Bara att få kontroll på alla användare och organisera allting kring behörigheter var stort. Vid inventering insåg vi att vi hade trettiofyra olika datormodeller när vi trodde att det bara var elva.

Kontroll på miljön genom Retune Client

Retune Client gav oss möjlighet att få kontroll över miljön som nu är enklare att administrera. Vill vi sen göra något nytt så sker det på alla maskiner samtidigt. Och genom detta val har säkerheten höjts. Nu ser alla maskiner likadana ut, är inlåsta och har samma grundimage. Det innebär att vi kan styra över vilka programvaror som koncernen accepterar. Många problem har användarna skapat själva eftersom de haft full kontroll över sin dator. De har nu de senaste patcharna, virusskydd och är uppdaterade.

En lösning som kan växa med koncernen

Vi har gått från 15 till 180 medarbetare, är vi 400 om ett par år? Då måste vi ha möjlighet att växa. Därför behövde vi något som fungerade att skala upp. Nu kan vi koppla på hur många medarbetare som helst genom att göra det här med Retune. Inom IT behöver vi däremot inte bli fler.                                                                                                             Nalle Jacobsson

Helpdesk möjliggör proaktivitet

Det blir ett enormt uppsteg att ha Helpdesk externt och vi ser fram emot responsen från medarbetarna när vi kopplar på denna tjänst. Jag blir fortfarande kvar som intern resurs, men det innebär att gå ifrån att ha fullt upp med olika små ärenden, till att kunna sitta i en styrande punkt. Jag kommer frigöra tid som jag kan lägga på proaktivt arbete. Som kontorschef har jag fler ansvarsområden och ska inte arbeta 100 procent med IT-infrastruktur.

Snabb respons vid behov – trygghet för oss

Retune passar oss eftersom de förstår hur en entreprenörsdriven verksamhet fungerar. Vi gör saker annorlunda och i ett snabbt tempo. Då är det viktigt att vi har en partner som klarar av det. Går något ner är det både företags- och affärskritiskt. Deras snabba respons är en trygghet både för oss och koncernen. De är inte som stora konsulter där man kan få vänta på hjälp i dagar för att sen få reda på att problemet var för litet för dem. Blir det stopp i ledet och vi inte får snabb hjälp – då har vi samma problematik som tidigare.

Riktig semester 2016?

Förmodligen kommer vi kunna ta riktig semester nästa år. Om problem uppstår kan Retune förmodligen lösa det. Tidigare har alla medarbetare varit beroende av oss. Vid ett tillfälle hade vi tagit flyget till Åre. Då gick hela miljön ner. Då hade vi precis inlett vårt samarbete med Retune och de hjälpte oss. Vad hade vi gjort annars och hur lång tid hade det tagit innan vi åter var på plats och löst problemet? Det hade hur som helst fått stora ekonomiska konsekvenser och badwill.

Nu ligger vi steget före

Övervakningsfunktionerna är också väldigt bra. Vi får reda på problemen innan de drabbar någon ute i verksamheten och innan något går ner. Hade vi redan haft dessa tjänster när vi flög till Åre, då hade problemet aldrig uppstått. Dessutom får vi kontinuerlig information rörande hur vi bör tänka för att kunna ligga i framkant.

Vikten av ett tillitsfullt samarbete

I ett samarbete uppstår alltid lite friktion och missuppfattningar. Har man en god relation i grunden är det mycket lättare att komma förbi sådant och skapa ett bra och fungerande samarbete. Och denna goda relation fick vi med Retune redan från början. Det är också en av anledningarna till att vi lagt över det här stora ansvaret på dem.”

Nu befinner vi oss i en 90-95 procent långt gången implementationsfas. Vi har ännu inte sett hur responsen blir för övriga koncernen. Men vi ser fram emot Helpdesk. När den tjänsten kopplas på får vi se vad som händer. Då behöver användarna inte längre jaga mig eller Nalle. Var de än befinner sig under arbetstid, finns all hjälp ett nummer bort.

Allra föddes ur idén om att privatekonomiska beslut borde vara enklare. Och kännas tryggare. Idag är Allra ett av Sveriges ledande företag inom tjänster för privatekonomisk trygghet med över 180 medarbetare – varav några är de främsta experterna i Sverige på förvaltning respektive försäkringar. Allra har idag 170.000 kunder och 25 miljarder i förvaltat kapital.

WaaS - Wireless as a Service

Allra använder tjänsten Trådlöst nätverk.
Övervakad nätverksinfrastruktur som ger tillgänglighet, säkerhet och prestanda. Kontakta Farzad Aghazadeh för mer information. Tel: 0709 126611